10 Tipps für ein besseres Berichtswesen

Langenfeld, 14. Dezember 2011 -  Eine der am häufigsten genutzten Business Intelligence (BI)-Funktionen ist das Berichtswesen. Oftmals werden die beiden Begriffe BI und Berichtswesen sogar synonym verwendet. Tatsächlich ist das Berichtswesen aber die Präsentationsebene von BI oder das Bindeglied zwischen Datenspeicher und Entscheider. Da immer mehr Mitarbeiter Entscheidungen treffen müssen, wird ein einfacher Zugang zu Berichtswesen und Analyse immer wichtiger. Unternehmen rücken daher zunehmend davon ab, statische Berichte nur für eine geringe Anzahl von Anwendern bereitzustellen und öffnen ihr Berichtswesen für sämtliche Entscheider in der Organisation.

In einigen Unternehmen wird das Berichtswesen mit der manuellen Datenänderung in Excel-Arbeitsblättern gleichgesetzt. Firmen, die ihr Berichtswesen optimieren wollen, sollten daher die folgenden 10 Tipps des internationalen BI-Innovationsführers arcplan beherzigen, dessen Reporting- und Analyseplattform arcplan Enterprise weltweit von mehr als 3.000 Unternehmen genutzt wird.

1) An die Gestaltung denken! Unklar strukturierte Berichte werden von Anwendern nicht gerne genutzt. Wenn Anwendungen überarbeitet werden, sind bestimmte Fallstricke, wie zu viele oder unpassende Grafiken auf einem Bildschirm oder falsche Diagrammtypen, unbedingt zu vermeiden. Grafiken sollten eine “Summary-to-Detail“-Navigation haben, damit Nutzer nicht die aktuelle Ansicht wechseln müssen, um Daten analysieren zu können. Ein gutes Dashboard-Design erzeugt selbsterklärende Berichte, die nicht mit blinkenden Grafiken überfrachtet sind.

2) Schneller mit In-Memory! Das In-Memory-Processing nutzt die Geschwindigkeit des RAM, um Antwortzeiten zu reduzieren und den Anwendernutzen zu erhöhen. Berichtsentwickler und -nutzer können schneller denn je mit großen Datenmengen arbeiten und durch bessere Analysen zeitnahe und fundierte Entscheidungen treffen. Viele Berichtsplattformen verfügen über In-Memory-Funktionen, aber nur wenige bieten auch die Sicherheit, damit Nutzer nur die Daten sehen, die sie sehen dürfen.

3) Verteilungsprozesse implementieren! Für die Anwender muss die Auswahl der wichtigsten, wiederkehrenden Berichte, einschließlich der sicheren Zustellung per E-Mail gewährleistet sein, damit das tägliche Einloggen in das BI-System überflüssig wird. Die regelmäßige Bereitstellung von Berichten in PDF-, PowerPoint- oder Excel-Format ist ein erster Schritt auf dem Weg zu einem vereinfachten Zugang zu Analysen für all die, die Entscheidungen treffen müssen.

4) Kontext anbieten! Berichte brauchen Kommentare, um Daten in den richtigen Kontext zu setzen. Controller sollten durch Kommentare mögliche Interpretationsfehler des Managements ausschließen, besonders wenn es um Abweichungen von erwarteten Ergebnissen geht.

5) Berichte durch Daten Dritter ergänzen! Berichte, die Cloud-Daten einbeziehen, ermöglichen Controllern vollkommen neue Einsichten. So erlaubt beispielsweise die Integration von Informationen einer Ratingagentur einen Abgleich zwischen deren Kredit-Rating und säumigen Kunden oder es lassen sich einzelne Produktumsätze aus dem Buchhaltungssystem mit Kundendaten aus dem CRM-System abgleichen.

6) Unstrukturierte Daten einbeziehen! Unerwartete Erkenntnisse sind die Highlights der Datenanalyse. Viele Unternehmen nutzen aber nicht die richtigen Quellen. Durch die Analyse von Social Media-Daten und deren Verbindung mit Unternehmensdaten erhalten Organisationen einen Einblick, welche Kunden ihre Produkte kaufen oder nicht. Daten aus sozialen Netzwerken können hilfreich sein beim Aufspüren von Trends und die Produktentwicklung und -verteilung sowie die Marktkommunikation maßgeblich beeinflussen.

7) Mobil werden! Gartner prognostiziert, dass bis 2013 33 Prozent der BI-Funktionen mobil genutzt werden. Führungskräfte und Außendienstmitarbeiter wollen auf ihren Smartphones und Tablet-PCs Berichte abrufen können und erwarten Datenzugang zu jeder Zeit und an jedem Ort. Zunächst sollten bereits bestehende Berichte mobil gemacht werden. Am besten mit einem leichten Re-Design, um große Schriftarten und einfache Finger-Navigation zum gezielten Drill-Down zu ermöglichen. Mobile Berichte müssen eine klare Sicht auf Daten erlauben und die Möglichkeit zur Interaktion geben.

8) Selbstbedienung ermöglichen! Da das Berichtswesen heute mehr bietet als starre Berichte, fordern Geschäftsanwender einfache Tools, um mit vorhandenen Daten zu arbeiten, ohne dabei komplizierte Werkzeuge verwenden oder die IT einschalten zu müssen. Neue Ad-hoc-Reporting-Lösungen erlauben auch Geschäftsanwendern den Aufbau von dynamischen Berichten mit Live-Daten mittels Drag & Drop. Sie erhalten einen substantiellen Einblick und können ihre Ergebnisse mit anderen Nutzern teilen. BI ist nicht mehr nur dem so genannten Power User vorbehalten, sondern ermöglicht nun auch Mitarbeitern in den Fachbereichen die gezielte Datenanalyse.

9) Vorhandene Systeme optimal nutzen! Viele Unternehmen verfügen über einen umfangreichen Bestand an Berichten und Datenquellen, die jedem zugänglich gemacht werden können. Mittels regelmäßiger Überprüfungen lassen sich die am häufigsten und am wenigsten genutzten Berichte identifizieren. So bleiben sämtliche Berichte relevant und sinnvoll.

10) Berichte suchen können! Die Verwendung von Metadaten, wie etwa Standardbezeichnungen, Informationen zum Autor, Zeitangaben etc., erlauben das einfache Auffinden und Nutzen vorhandener Berichte, ohne dass deren Inhalte immer wieder dupliziert werden müssen. Darüber hinaus weisen Funktionen wie Bewerten, Kommentieren und gemeinsames Bearbeiten bereits in Richtung Zukunft der BI: die Kollaborative BI.

Über arcplan

arcplan ist ein führender innovativer Softwareanbieter von Business Intelligence, Dashboard-, Corporate Performance- und Planungslösungen, die steuerungsrelevante Informationen interaktiv auf PCs und mobilen Endgeräten bereitstellen. arcplan-basierte Lösungen verbessern die operative Leistungsfähigkeit der Unternehmen unter Verwendung Ihrer bestehenden Infrastruktur. Seit 1993 hat arcplan weltweit mehr als 3.000 Kunden ermöglicht, die Effizienz ihrer Unternehmensabläufe durch die effektive Verbindung von Information und Analyse entscheidend zu verbessern. Oder schlicht: We make organizations perform better.

arcplan Enterprise® ist laut The BI Survey 10 (2011) die Nr. 1 bei den Werkzeugen eines Drittanbieters für SAP BW, Oracle Essbase und IBM Cognos TM1.

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