Die 4 Elemente eines optimalen Planungsprozesses

Langenfeld – 06. Februar 2013 – Die Unternehmensplanung kann reine Pflicht oder großartige Kür sein, je nachdem wie die Finanzabteilung eines Unternehmens den Prozess steuert. Als was auch immer sie angesehen wird, sie ist zweifelsohne eine der wichtigsten Aktivitäten eines Unternehmens, denn sie gibt Auskunft über die zukünftige Finanzsituation einer Organisation, die wiederum Auswirkungen auf die Effektivität und Unternehmensleistung hat, und alle Mitarbeiter vor dem Hintergrund einer gemeinsamen Vorstellung von Erfolg vereinen sollte. Da mehr und mehr Unternehmen weltweit arcplan als Lösung für Budgetierung, Planung und Prognosen nutzen, hat der internationale Softwareanbieter eine Liste mit vier bewährten Vorgehensweisen erstellt, die Kunden nutzen, um einen perfekten Planungsprozess umzusetzen.

Automatisierung
Für viele Unternehmen, ob Mittelständler oder Konzern, beginnt der Planungsprozess mit der Erstellung von Excel-Tabellen und sehr viel manueller Datenkonsolidierung. Zeitaufwändig ist auch die Abstimmung unterschiedlicher Versionen von Excel-Dateiversionen. Der fehleranfällige Prozess ist ein riesiger Zeitfresser, macht die Planung ineffizient und vermindert die Zeit, die eigentlich mit der Analyse der Planung und der Arbeit am gemeinsamen Unternehmensziel zugebracht werden sollte. Automatisierung ist der bessere Ansatz, um Planzahlen zu aggregieren und sie hat positive Effekte, wie zum Beispiel eine höhere Konsistenz und Zeitersparnis. Eine Lösung wie arcplan Edge optimiert den Konsolidierungsprozess durch die gleichzeitige Integration vieler Datenquellen. Dies erlaubt dem System, als zentrales Repository zu fungieren, das Dateneingabe und Rückschreibung bietet und externe Tabellenkalkulation überflüssig macht, indem die Planer über eine Excel-ähnliche Web-Oberfläche online mit den Daten arbeiten können. Darüber hinaus generiert die Lösung in Abhängigkeit vom Anwenderverhalten automatische Benachrichtigungen, beispielsweise eine Nachricht an die zuständigen Manager, wenn Aufgaben im Budgetierungs-Workflow erledigt sind. Automatisierung ist ausgesprochen vorteilhaft für den Planungsprozess, da sie einen pünktlichen Abschluss der Pläne ermöglicht und den Fokus von den Mechanismen des Budgetierungsprozesses auf die aktuelle Analyse lenkt.  

Verbindung zu den Unternehmenszielen
In die langfristige strategische Planung eines Unternehmens fließen die Vision, die die Unternehmenslenker für die Organisation haben, sowie die hauptsächlichen Ziele und Aktivitäten ein. Der Planungsprozess gibt die Einzelheiten der operativen Planung wieder. Er steht dafür,  wie die Ziele durch Identifikation, Priorisierung und Projektfinanzierung mit der Unternehmensstrategie in Einklang gebracht werden. Abteilungsleiter sollen Budgets aufstellen, die mit den unternehmerischen Zielen übereinstimmen, und so sicherstellen, dass sich alle Mitarbeiter auf die Projekte konzentrieren, die die Unternehmensleistung steigern. In einem perfekten Planungsprozess ergibt sich die operative aus der strategischen Planung. Aber die Umsetzung ist schwierig, wenn man nicht über die Transparenz verfügt, die eine umfassende Corporate Performance Management-Lösung bietet. Die in arcplan Edge enthaltene Scorecard-Funktionalität ermöglicht allen am Prozess Beteiligten – vom Planer bis zum Top-Manager – die einfache Möglichkeit, die Unternehmensziele mit den Planungsdaten zu verbinden. Ein guter Budgetierungs- und Planungsprozess sollte nicht zum lästigen Pflichtprogramm verkommen, auf das nach Abschluss niemand mehr einen Blick wirft. Durch die Unterstützung der Unternehmensstrategie sollte ein Plan das ganze Geschäftsjahr hindurch als Bezugspunkt dienen, um bessere operative Entscheidungen zu treffen.

Rollierende Planung
Die perfekte Planung ist dynamisch. Ein statischer 12-Monatsplan hat nur geringen Wert, denn die Zeit läuft, es ergeben sich Probleme und Märkte ändern sich. Um beweglich zu bleiben, sollten Unternehmen eine rollierende Planung einsetzen, die langfristige Projektionen mit „What-if“-Szenarien nutzt und bei der monatlich ein neuer Kalendermonat am Ende des Prognosezeitraums ergänzt wird. Diese Prognosen erlauben der Finanzabteilung dann, sich ein genaues Bild des zukünftigen Cashflows zu machen. Sie informieren auch jeden im Unternehmen hinsichtlich auftretender Chancen und Risiken und geben so die notwendige Flexibilität, sich schnell an volatile Geschäftsumfelder anzupassen und - ausgestattet mit dem Einblick in Trends und andere Variablen - bessere Entscheidungen zu treffen.

Analysefunktionen
Planung besteht nicht aus dem Zusammentragen von Daten und der Erarbeitung von Projektionen; am Ende müssen seriöse Entscheidungen stehen, die auf der Analyse von Plan- und Ist-Daten gründen. Daher sind Analysefunktionen ein integraler Bestandteil jedes guten Planungswerkzeugs. Eine Lösung wie arcplan Edge bringt die Planung durch die Einbindung analytischer Funktionen wie Standardberichte, Ad-hoc-Reporting, Dashboards und Scorecards, auf das Niveau eines Corporate Performance Management (CPM). Die Funktionen umfassen Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Cashflow-Berichte, Ampelgrafiken, Varianzberichte mit Kommentarfunktionen und den Export in Excel, PowerPoint PDF. Da arcplan Edge den Planungsprozess um bis zu 60% verbessert, bleibt der Finanzabteilung mehr Zeit für die Analyse.

Ein perfekter Planungsprozess ergibt sich durch eine Software, die diese vier Elemente in sich vereint. Am Ende muss es das Ziel sein, den Planungsmitarbeiter mehr Zeit für strategische Entscheidungen zu geben, die einen direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben.

Über arcplan

arcplan ist ein führender innovativer Softwareanbieter von Business Intelligence, Dashboard-, Corporate Performance- und Planungslösungen für den mobilen und stationären Einsatz. Seit 1993 hat arcplan weltweit mehr als 3.200 Kunden geholfen, ihre bestehende IT-Infrastruktur zur besseren Entscheidungsunterstützung optimal zu nutzen. Allen Anwendern den einfachen Zugang zu relevanten Informationen zu ermöglichen und die Zusammenarbeit zu fördern, sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren zur Verbesserung der Unternehmensperformance. Mit arcplan – it simply works.

arcplan Enterprise® ist laut The BI Survey 12 (2012) die Nr. 1 bei den Werkzeugen eines Drittanbieters für SAP BW, Oracle Essbase und IBM Cognos TM1.

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